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Challenge CODIV19 – Le mail et le sac plastique même combat c’est l’heure du nettoyage ?

par | Avr 20, 2020 | Productivité | 0 commentaires

Bonjour, je m’appelle Mathieu, je suis serial entrepreneur et coach spécialisé dans le numérique depuis 20 ans. Avec mes acolytes mentors, on vous partage nos expériences.

Cela fait longtemps que je voulais m’y atteler – Supprimer les messages inutiles afin de libérer de l’espace et économiser de l’énergie !
Imaginez la suppression de seulement 30 messages d’une boîte mail permet d’économiser l’équivalent de la consommation d’une ampoule pendant une journée (Source Cleanfox).

Pour y arriver voici ce que j’ai fait :

  1. Vider les brouillons.
  2. Vider la corbeille.
  3. Vider les spams.
  4. Nettoyage de la boite d’envoi, puis de la boite de réception des mails inutiles ou encombrants et désabonnement aux newsletters inutiles.

Mes 10 conseils pour mener à bien cette mission :

  1. Réalisez cette tâche dans un temps limité. Fixez-vous à l’avance 1 créneau de 2 heures pour vous organiser et effectuer un premier tri. Puis posez des créneaux de 1 heure chaque jour pendant 1 semaine si vous en avez beaucoup.
  2. Créez des dossiers pour classer les mails que vous voulez garder. Maximum 10. Avoir trop de dossiers reviendrait à tout garder. Par exemple : dans votre boite pro, créez un dossier “Clients” et non un dossier pour chaque client ou situation.
  3. Obligez-vous à ne pas relire tous les messages, sinon vous y passerez trop de temps. Ce qui est obsolète est obsolète. Ce qui est périmé est périmé. Supprimez ou archivez rapidement.
  4. Commencez par les mails non lus, même s’ils datent de plusieurs années. Si ces mails sont vieux de plus de quelques mois, ils sont obsolètes, supprimer-les directement.
  5. Enchainez par les mails volumineux dans tous les dossiers. Récupérez les pièces jointes utiles et supprimez le mail. Si vous voulez garder le mail sans la pièce jointe répondez à vous-même puis supprimez le mail d’origine.
  6. Pour les mails qui nécessitent une réponse ou une action qui vous prendra moins de 1 minute : traitez-les immédiatement. Puis supprimez ou classez le mail dans un dossier.
  7. Pour les mails qui nécessitent une action plus longue ou une réflexion, notez-les dans une To-Do list à part ou mettez-les dans le plan d’action de votre gestion de projet. Puis supprimez ou classez le mail dans un dossier.
  8. Si vous voulez garder les mails d’un expéditeur en particulier, faites un tri avec l’adresse de cet expéditeur et classez d’un coup tous ses mails dans un dossier spécifique à son nom.
  9. Faîtes le ménage dans les newsletters que vous recevez. Si vous en avez trop, utilisez un outil pour vous y aider. Il vous proposera automatiquement de supprimer le mail, vous désabonner ou de classer l’expéditeur en spam. Mais pensez que vous exposez peut-être le contenu de vos boites mails à une application qui peut recueillir, utiliser, transférer, vendre et divulguer vos informations.
  10. Si vous n’avez procédé à aucun classement ces dernières années, traitez manuellement les 3 derniers mois puis utilisez la fonction d’archivage de votre boite mail.

*** A tout ceux qui utilisent leur boite mail comme un CRM, un outil de stockage de fichiers ou un outil de discussions***

Chaque mail, chaque pièce jointe stockée dans votre boite mails c’est souvent 2 à 3 copies actives mises en place par votre service informatique ou votre prestataire dans plusieurs Datacenters différents, plus une sauvegarde sur un support lent gardée pendant 1 an minimum. Parmi toutes les pièces jointes stockées dans votre boite mail de combien en aurez-vous besoin cette année ? Combien de personnes dans votre entreprise auront fait la même chose ?

Chaque mail envoyé devient une copie qui vient atterrir dans la boite des destinataires que vous mettez en copie. Chaque réponse contient en plus la copie du message précèdent. Plus il y a de correspondants qui reçoivent, plus il y a de réponses, plus le mail devient une longue liste de messages qui forment une discussion incompréhensible. Qui n’a pas été obligé de relire une chaine mail pour arriver à comprendre que vous n’aviez aucune plus-value dans le sujet abordé ?

Alors mail et sac plastique même combat ?

Nous envoyons tous des mails et nous en recevons tous beaucoup, c’est un fait. Mais retenez ceci :

  • Un fichier sur un disque éteint se conserve plusieurs années et ne coûte aucune énergie…
  • Une messagerie instantanée d’équipe type slack, teams, est bien plus efficace pour le quotidien et ne stocke qu’une fois les messages et les pièces jointes
  • Un CRM permet de centraliser les faits marquants d’un client et permet de gérer l’archivage des données.
  • Un espace disque centralisé type cloud ou non sera moins couteu qu’une boite mail à volumétrie égale.

Peut-être est-il temps de passer à autre chose ?

Le bilan

En plus de ma boite pro Cheops Technology, j’ai aussi 4 autres pro et 3 perso. Apres un rapide bilan, je viens de couper la lumière de l’aile Ouest de Versailles à moi tout seul, avec près de 2200 messages et plus de 150 pièces jointes.

Il me reste encore plus 850 mo dans mes boites… Alors quand je compare les mails et les sacs plastiques je le pense vraiment. Les mails c’est pratique, c’est chiant à classer et à supprimer mais ça vaut le coup de s’en passer.

Et vous c’est quoi votre bilan ? C’est quoi vos conseils ?

Mathieu Allouche

Mathieu Allouche

Pilote de projets & spécialiste transformation digitale ✔200 Projets transformés ✔Compétences Techniques+Marketing+Managériales
Mathieu Allouche

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Auteur

Pilote de projets & spécialiste transformation digitale ✔200 Projets transformés ✔Compétences Techniques+Marketing+Managériales

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